Valsts aģentūras “Civilās aviācijas aģentūra” Personas datu aizsardzības politika
Valsts aģentūrai “Civilās aviācijas aģentūra” (turpmāk – Aģentūra), lai izpildītu funkcijas un sniegtu pakalpojumus visefektīvākajā veidā, ir nepieciešams vākt, apstrādāt un izmantot noteikta veida informāciju par fiziskām personām un organizācijām.
Atkarībā no pieprasītā vai sniedzamā pakalpojuma, vai izpildāmās funkcijas, var notikt personas datu apstrāde Vispārīgās datu aizsardzības regulas (Eiropas Parlamenta un Padomes regulai Nr. 2016/679 par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi un šādu datu brīvu apriti un ar ko atceļ Direktīvu 95/46/EK (Vispārīgā datu aizsardzības regula)) izpratnē.
Aģentūra ir Pārzinis, kas nosaka personas datu apstrādes nolūkus (mērķus) un līdzekļus.
Personas dati var attiekties gan uz bijušajiem, gan uz esošajiem Aģentūras pakalpojumu izmantotājiem; bijušajiem, esošajiem un iespējamajiem Aģentūras darbiniekiem; piegādātājiem, pakalpojumu sniedzējiem un personām, kuras sadarbojas un komunicē ar Aģentūru.
Saskaņā ar ārējiem tiesību aktiem (t.sk. aviācijas jomā), Aģentūrai ir nepieciešamība ik pa laikam vākt, apstrādāt un izmantot noteikta veida personas datus, kuri ir nepieciešami, lai Aģentūras izpildītu savas funkcijas un pienākumus.
Aģentūra ar šo Personas datu aizsardzības politiku vēlas uzsvērt Aģentūras stingro apņemšanos nodrošināt personas datu aizsardzību un norāda, ka visā komunikācijā un sadarbībā ar Aģentūru, tā centīsies nodrošināt personas datu, kuri tiek apstrādāti, aizsardzību un drošību.
Aģentūras kontaktinformācija: Biroju iela 10, Lidosta "Rīga", Mārupes novads, LV-1053 elektroniskā pasta adrese: caa@caa.gov.lv
Saziņai par personas datu aizsardzības jautājumiem: datu.specialists@caa.gov.lv
Datu apstrāde un personas datu kategorijas
Aģentūra ikdienā iegūst, apkopo, glabā un citā veidā apstrādā personas datus lielā apjomā un dažādos veidos. Šie dati var tikt iegūti no personas, personām (t.sk. juridiskām) iesniedzot iesniegumus un veidlapas, kā arī Aģentūra iegūst informāciju par personām no citiem avotiem, piemēram, valsts informācijas sistēmām, trešajām personām un publiskajiem avotiem, kad tas ir nepieciešams, lai nodrošinātu Aģentūrai ar tiesību aktiem uzliktās funkcijas un uzdevumus.
Aģentūra var iegūt personas datus, kad notiek komunikācija starp personu un Aģentūru, piemēram, bet ne tikai:
- Kad persona aizpilda veidlapas un formas, un iesniedz tās Aģentūrā, piemēram, saistībā ar gaisa kuģu lidojuma apkalpes locekļa apliecību, kvalifikācijas atzīmju, sertifikātu, apstiprinājumu izdošanu un to piešķirto tiesību realizēšanu, personas kvalifikācijas, lidojumu un lidojumu pieredzes datu iegūšanu un uzglabāšanu, nodošanu un pieprasīšanu citu valstu Kompetentām iestādēm (NAA) vai EASA (Aģentūrai), Aviācijas medicīnas ekspertu sertifikācijai un viņu profesionālās darbības uzraudzībai;
- Aģentūrai iegūstot informāciju, lai varētu izpildīt tiesību aktos (t.sk. aviācijas jomā) noteiktos pienākumus;
- Aģentūra iespējams saglabā informāciju, ja persona kontaktējas ar Aģentūru pa telefonu, elektronisko pastu vai pastu.
Aģentūra var apstrādāt personas datus papīra vai elektroniskā formātā, telefoniski, kā arī veicot videonovērošanu.
Personas datu apstrādi var veikt Aģentūras darbinieks vai kāds no Aģentūras datu apstrādātājiem (fiziska vai juridiska persona, publiska iestāde, aģentūra vai cita struktūra, kura Aģentūras vārda apstrādā personas datus), ar ko Aģentūrai ir noslēgts līgums. Aģentūrai, apstrādājot personas datus, tiek nodrošināta personas datu aizsardzības principu ievērošana.
Datu aizsardzības principi
Aģentūra:
- Apstrādā personas datus likumīgi, godprātīgi un datu subjektam pārredzamā veidā;
- Apstrādā personas datus adekvāti, atbilstīgi un tikai tos, kas nepieciešami apstrādes nolūku (mērķu) sasniegšanai;
- Apstrādā personas datus tādā veidā, lai tiktu nodrošināta atbilstoša personas datu drošība, tostarp aizsardzība pret neatļautu vai nelikumīgu apstrādi un pret nejaušu nozaudēšanu, iznīcināšanu vai sabojāšanu, izmantojot atbilstošus tehniskos vai organizatoriskos pasākumus;
- Personas datus glabā ne ilgāk kā nepieciešams nolūkiem (mērķiem), kādos attiecīgos personas datus apstrādā;
- Informē, kāpēc tai ir nepieciešami personas dati, un kādas darbības ar personas datiem tiks veiktas;
- Apstrādā tikai precīzus personas datus, un ja tas būs nepieciešams, tos atjauninās;
- Vāc personas datus tikai konkrētos, skaidros un leģitīmos nolūkos, un to turpmāku apstrādi neveiks ar minētajiem nolūkiem nesavietojamā veidā. Izņemot, ja tas būs nepieciešams, lai izpildītu tiesību aktos noteiktās funkcijas un pienākumus.
Personas datu kategorijas
Aģentūra apstrādā personas datus un īpašu kategoriju personas datus.
Personas dati ir informācija, kas attiecas uz identificētu vai identificējamu fizisku personu, piemēram, personas vārds, uzvārds, personas kods, dzimšanas datums, kontaktinformācija (lai nodrošinātu efektīvu komunikāciju), informācija, kuru Aģentūra lūdz sniegt, lai persona varētu saņemt pakalpojumus, ko sniedz Aģentūra, u.c.
Īpašu kategoriju personas dati ir informācija, kas atklāj rases vai etnisko piederību, politiskos uzskatus, reliģisko vai filozofisko pārliecību, vai dalību arodbiedrībās un ģenētisko datu, biometrisko datu, lai veiktu fiziskas personas unikālu identifikāciju, veselības datu vai datu par fiziskas personas dzimumdzīvi vai seksuālo orientāciju.
Personas datu apstrādes mērķis
Personas datu apstrāde ir nepieciešama, lai Aģentūra varētu izpildīt savas funkcijas un uzdevumus, kā arī sniegt pakalpojumus, piemēram:
- Aviācijas medicīnas ekspertu sertifikācijai un viņu profesionālās darbības uzraudzībai;
- Gaisa satiksmes vadības dispečeru un AFIS operatoru apliecību izsniegšanai un pagarināšanai;
- Gaisa telpas izmantošanas un uzraudzības veikšanai (atļauju saņemšanai, gaisa telpas struktūras elementu izveidošanai konkrētiem mērķiem);
- Aeronavigācijas sistēmas pakalpojumu sniedzēja sertifikācijai un uzraudzībai;
- Aeronavigācijas datu ģenerētāju apstiprināšanai un uzraudzībai;
- Gaisa kuģu lidojumu procedūras izstrādes uzraudzībai;
- Gaisa kuģu operatoru emisijas un tonnkilometru monitoringa plānu un to izmaiņu apstiprināšanai, kā arī verificēto emisiju ziņojumu izvērtēšanai;
- Aeronavigācijas sistēmas nodaļas personāla kvalifikācijas un apmācības plānošanai;
- Aviācijas drošības, bīstamo izstrādājumu un vielu pārvadāšanas uzraudzības procesa nodrošināšanas vajadzībām;
- Aviodrošības personāla sertifikācijas vajadzībām;
- Bīstamo izstrādājumu un vielu pārvadāšanas nodrošināšanā iesaistītā personāla apstiprināšanas vajadzībām;
- Lai pārbaudītu: organizāciju un personu atbilstību prasībām, kas jāizpilda attiecīgi pirms organizācijas sertifikāta, apstiprinājuma, Lidojumu simulācijas trenažieru iekārtu FSTD kvalifikācijas sertifikāta vai personāla apliecības, sertifikāta, kvalifikācijas atzīmes vai atestāta saņemšanas; tās sertificēto organizāciju, personu un Lidojumu simulācijas trenažieru iekārtu (FSTD), kvalifikācijas sertifikātu turētāju pastāvīga atbilstība piemērojamām prasībām;
- Aģentūras un sertificēto un uzraugāmo organizāciju, kā arī personu uzskaites sistēmas izveidošanai attiecībā uz noteiktu dokumentu uzglabāšanu, piekļuvi un uzticamu izsekojamību;
- Aģentūras atļauju būvēt, ierīkot un izvietot gaisa kuģu lidojumu drošumam potenciāli bīstamus objektus izsniegšanas vajadzībām;
- Lidlauka apliecības izsniegšanas un lidlauka ekspluatanta uzraudzības vajadzībām;
- Reģistrācijas valsts funkciju veikšanai atbilstoši Čikāgas konvencijas nosacījumiem (kontakti ar īpašnieku lidotspējas uzraudzībai), lai nodrošinātu sabiedrības intereses lidojumu drošības nodrošināšanai;
- Gaisa kuģu tehniskās apkopes personāla licenču izsniegšanai, papildināšanai, derīguma termiņa pagarināšanai;
- Tehniskās apkopes personāla mācību organizāciju sertifikācijai un uzraudzībai;
- Bezpilota gaisa kuģu lidojumu drošuma uzraudzībai;
- Bezpilota gaisa kuģu lidojumu atļauju izsniegšanai;
- Administratīvo pārkāpumu lietu izskatīšanai un lēmumu pieņemšanai;
- Auditu veikšanai;
- Iekšējās kontroles vajadzībām;
- Grāmatvedības un finanšu uzskaitei;
- Informācijas un komunikāciju tehnoloģiju pārvaldībai un uzturēšanai, t.sk. drošībai;
- Eksāmenu norises kontrolei;
- Personāla pārvaldības un darba tiesisko attiecību nodrošināšanai saskaņā ar tiesību aktos noteiktajām prasībām.
Atsevišķos gadījumos Aģentūra saglabā personas datus arhīvā, lai nodrošinātu nacionālā dokumentārā mantojuma uzkrāšanu, saglabāšanu, pieejamību un izmantošanu.
Dažreiz personas datus ir nepieciešams Aģentūrai apstrādāt, lai aizsargātu fiziskās personas pret tiem radītajiem kaitējumiem, aizsargātu sabiedrisko kārtību, novērstu vai izmeklētu pārkāpumus, nodrošinātu atbilstību tiesību aktiem, un sniegtu informāciju saskaņā ar personu tiesībām.
Ja persona sniedz pakalpojumus Aģentūrai vai veic piegādes, Aģentūra iespējams apstrādā personas datus kā personas profesionālo kontaktinformāciju, lai ar personu kontaktētos, tai skaitā, kā ar juridiskās personas kontaktpersonu. Aģentūra iespējams iegūst personas datus, saņemot personas sniegto informāciju saistībā ar Aģentūrai sniegtajiem pakalpojumiem.
Ja persona piesakās uz vakanto amata vietu Aģentūrā, Aģentūra apstrādā personas datus ar mērķi veikt atlases procedūru saskaņā ar tiesību aktos noteiktajām prasībām.
Aģentūra apstrādā personas datu tikai, tad kad ir tiesiskais pamats to darīt.
Tiesiskais pamats personas datu apstrādei
Galvenie tiesiskie pamati:
- Apstrāde ir vajadzīga, lai izpildītu uz Aģentūru attiecināmu juridisku pienākumu;
- Apstrāde ir vajadzīga, lai izpildītu uzdevumu, ko veic sabiedrības interesēs vai, īstenojot Aģentūrai likumīgi piešķirtās oficiālās pilnvaras.
Papildus tiesiskie pamati:
- Apstrāde ir vajadzīga līguma izpildei vai pasākumu veikšanai pēc personas pieprasījuma pirms līguma noslēgšanas;
- Persona ir devusi piekrišanu savu personas datu apstrādei vienam vai vairākiem konkrētiem nolūkiem;
- Apstrāde ir vajadzīga, lai aizsargātu personas vai citas fiziskas personas vitālas intereses, t.i. dzīvību un veselību.
Ja Aģentūrai būs nepieciešama personas piekrišana apstrādāt personas datus, Aģentūra to lūgs personai sniegt.
Ja persona vēlēsies atsaukt savu sniegto piekrišanu, to varēs atsaukt jebkurā brīdi, vēršoties Aģentūrā ar iesniegumu.
Informācijas apmaiņa
Lai efektīvi sniegtu personai pakalpojumus un izpildītu savas funkcijas, Aģentūra dažreiz apmainās ar informāciju ar trešajām personām iepriekš noteiktiem nolūkiem (mērķiem).
Aģentūra, iespējams, nodos personas datus trešajām personām, bet tikai, kad tas būs nepieciešams, lai izpildītu tiesību aktos noteiktos pienākumus, vai ja to atļaus tiesību akti, t. sk. personas datu aizsardzības jomā.
Kad persona sniegs savus personas datus Aģentūrai vai kādai no Aģentūras struktūrvienībām, tie var tikt nodoti citām Aģentūras struktūrvienībām ciktāl tas ir atbilstoši, proporcionāli un samērīgi nepieciešams, lai Aģentūra izpildītu savas funkcijas un sniegtu pakalpojumus.
Aģentūra iespējams personas datus nodos arī citām organizācijām, kad tas būs nepieciešams un pieļaujams vai to pieprasīs tiesību akti, tai skaitā, iespējams tos nodos citām valsts iestādēm un tiesībaizsardzības iestādēm. Personas dati var tik nodoti Aģentūras datu apstrādātājiem, ja tas būs nepieciešams Aģentūras funkciju un pakalpojumu nodrošināšanai.
Sniedzot pakalpojumus un izpildot funkcijas, Aģentūra sniegs personai precīzāku informāciju par tās personas datu saņēmējiem vai organizācijām, kas būs iesaistītas pakalpojuma sniegšanā vai funkciju izpildē, vai arī ar kuriem Aģentūra apmainās ar informāciju un personas datiem.
Aģentūra apmainās ar personas datiem ar organizācijām vai piegādātājiem, pakalpojumu sniedzējiem, kas sniedz pietiekamas garantijas, ka tiks īstenoti atbilstoši tehniskie un organizatoriskie pasākumi tādā veidā, ka apstrādē tiks ievērotas tiesību aktos personas datu aizsardzības jomā esošās prasības un tiks nodrošināta datu subjekta tiesību aizsardzība, kā arī kuri spēj izpildīt pienākumus, kuri ir noteikti tiesību aktos personas datu aizsardzības jomā. Šīs garantijas un noteikumi ir atrunāti līgumos ar organizācijām un trešajām personām.
Aģentūra neizmanto personas datus komerciāliem sūtījumiem, ja vien persona tieši nebūs sniegusi savu piekrišanu to darīt.
Personas datu drošība
Aģentūra īsteno atbilstīgus tehniskus un organizatoriskus pasākumus, lai nodrošinātu tādu drošības līmeni, kas atbilst riskam, lai nodrošinātu, ka personas dati tiek apstrādāti tādā veidā, lai tiktu nodrošināta atbilstoša personas datu drošība, tostarp aizsardzība pret neatļautu vai nelikumīgu apstrādi un pret nejaušu nozaudēšanu, iznīcināšanu vai sabojāšanu, izmantojot atbilstošus tehniskos vai organizatoriskos pasākumus.
Aģentūra veic pasākumus, lai nodrošinātu, ka jebkura fiziska persona, kas darbojas Aģentūras pakļautībā un kam ir piekļuve personas datiem, tos neapstrādā bez Aģentūras norādījumiem, izņemot, ja minētajai personai tas jādara saskaņā ar Eiropas Savienības vai dalībvalsts tiesību aktiem.
Personas datu nodošana uz trešajām valstīm un garantijas
Aģentūrai atsevišķos gadījumos var būt nepieciešamība nodot datus uz trešajām valstīm, t.i. ārpus Eiropas Ekonomiskās Zonas. Tas tiks veikts normatīvajos aktos noteiktā kārtībā, nodrošinot pietiekamu aizsardzības līmeni.
Personas datu saglabāšana
Aģentūra saglabās personas datus tikai tik ilgi, cik tas būs nepieciešams, lai izpildītu savas funkcijas un sniegtu pakalpojumus, un tik ilgi, cik to saglabāšanu nosaka tiesību akti, kas attiecas uz Aģentūru. Laika periods, cik ilgi Aģentūra saglabās personas datus ir atkarīgs no tā, kādam nolūkam (mērķim) tie ir tikuši ievākti, kā arī saskaņā ar Arhīvu likumu un tiesību aktiem aviācijas jomā.
Personu (datu subjektu) tiesības
- Tiesības tikt informētam par to, kāpēc Aģentūra apstrādā un izmanto personas datus.
- Tiesības pieprasīt informāciju par to, kādus personas datus Aģentūra par personu glabā. Šo informāciju Aģentūra sniedz bez maksas. Aģentūrai ir pienākums sniegt atbildi viena mēneša laikā, ja vien Aģentūra nepagarina atbildes sniegšanu līdz trim mēnešiem, ņemot vērā pieprasījuma sarežģītību un skaitu.
- Tiesības labot datus. Personai ir tiesības labot datus, ja tie ir neprecīzi vai nepilnīgi. Aģentūrai ir pienākums sniegt atbildi uz personas pieprasījumu viena mēneša laikā. Ja Aģentūra nolems nelabot datus, Aģentūra personai sniegs skaidrojumu, kāpēc tos nelabos, un sniegs personai informāciju par tās tiesībām iesniegt sūdzību Datu valsts inspekcijā.
- Tiesības uz dzēšanu (tiesības “tikt aizmirstam”). Personai ir tiesības lūgt dzēst savus personas datus vai pārtraukt to apstrādi. Aģentūra ne vienmēr varēs izpildīt personas lūgumu, piemēram, ja Aģentūrai būs pienākums saglabāt informāciju. Ja Aģentūra nolems nedzēst datus, Aģentūra personai sniegs skaidrojumu, kāpēc nedzēsīs datus, un sniegs informāciju par tās tiesībām iesniegt sūdzību Datu valsts inspekcijā.
- Tiesības ierobežot apstrādi. Personai atsevišķos gadījumos ir tiesības ierobežot savu personas datu apstrādi, piemēram, ja informācija nav precīza. Ja notiks personas datu apstrādes ierobežošana, Aģentūra var saglabāt par to attiecīgu informāciju, lai nākotnē varētu nodrošināt šo tiesību ievērošanu. Ja Aģentūra nolems atcelt šādu ierobežojumu, tad Aģentūra personai par to paziņos.
- Tiesības uz datu pārnesamību. Ja Aģentūra apstrādā personas datus saskaņā ar personas piekrišanu vai pamatojoties uz līgumu, un tie ir saglabāti strukturētā, plaši izmantotā un mašīnlasāmā formātā, personai ir tiesības lūgt personas datu nosūtīšanu tieši no viena pārziņa citam pārzinim, ja tas ir tehniski iespējams. Šīs tiesības netiek attiecinātas uz personas datiem, kas tiek apstrādāti, lai izpildītu uz Aģentūru attiecināmu juridisku pienākumu, vai, lai izpildītu uzdevumu, ko veic sabiedrības interesēs vai īstenojot Aģentūrai likumīgi piešķirtās oficiālās pilnvaras.
- Tiesības iebilst. Persona var iebilst pret savu personas datu izmantošanu profilēšanā, tiešās tirgvedības nolūkos vai zinātniskās vai vēstures pētniecības nolūkos vai statistikas nolūkos, izņemot, ja apstrāde ir vajadzīga, lai izpildītu uzdevumu, ko veic sabiedrības interesēs.
- Automatizēta individuālu lēmumu pieņemšana, tostarp profilēšana. Personai ir tiesības nebūt tāda lēmuma subjektam, kura pamatā ir tikai automatizēta apstrāde, tostarp profilēšana, kas attiecībā uz personu rada tiesiskās sekas vai kas līdzīgā veidā ievērojami ietekmē personu.
Personas datu aizsardzības pārkāpumi, sūdzības un komentāri
Datu aizsardzības pārkāpums
Ja personai ir bažas par to, ko Aģentūra dara ar tās personas datiem, vai persona domā, ka kaut kas ir noticis neatbilstoši, piemēram, ja persona saņem vēstuli no Aģentūras, kura nav adresēta konkrētajai personai, Aģentūra lūdz personu sazinieties ar Aģentūru, ziņojot par iespējamu personas datu aizsardzības pārkāpumu.
Sūdzības un komentāri
Ja persona vēlas iesniegt sūdzību vai sniegt komentārus par to, kā Aģentūra apstrādā personas datus, persona var rakstīt uz elektroniskā pasta adresi, kas norādīta saziņai personas datu aizsardzības jautājumos vai arī uz citu kontaktinformāciju, kas minēta iepriekš. Ja persona joprojām nav apmierināta ar to, kā Aģentūra izskata sūdzību, persona var kontaktēties ar Datu valsts inspekciju.
Personas datu apstrādes paziņojums pretendentiem un citiem personāla atlasē iesaistītiem datu subjektiem.
